home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / busition / propman3 / install.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-08-20  |  15.2 KB  |  380 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6. PropMan
  7.  
  8. Residential Property Management Software
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16. Introduction,
  17.  
  18. Installation Instructions and
  19.  
  20. Quick Start
  21.  
  22. for
  23.  
  24. Shareware Property Management System
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46. Release 2.85
  47.  
  48. PropMan Introduction / Installation Instructions and Quick Start
  49. (C) Copyright 1992
  50. by G. Curtis Feger
  51.  
  52.  
  53. PropMan Software
  54. (C) Copyright 1991
  55. by G. Curtis Feger
  56. (C) Copyright 1986,1988
  57. by G. Curtis Feger/Jeffrey G. Gobel
  58.  
  59.  
  60.  
  61. PropMan Property Management Software
  62. 309 S. Ynez Ave.
  63. Monterey Park, CA 91754
  64. (818) 570-1071
  65.  
  66.  
  67.  
  68. Copyright
  69.  
  70. PropMan software is copyrighted. This documentation is
  71. copyrighted. Illegal copying of either is a violation of both
  72. criminal and civil law.
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77. Shareware
  78.  
  79. All documentation and the accompanying software are distributed as 
  80. shareware. They may be freely copied and shared with the 
  81. following conditions: 
  82.  
  83. 1 No charge may be made for the software or manual. A nominal 
  84.   charge may be made to cover the costs of disk duplication.
  85.  
  86. 2 The entire system, including the software and documentation, 
  87.   must be distributed without modification.
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92. Disclaimer of Warranties
  93.  
  94. The Shareware version, the Registered version and all other versions of PropMan 
  95. software and documentation are provided "as is". There are no warranties of any 
  96. kind either expressed or implied. We expressly disclaim any warranty as to the 
  97. performance of the software, the accuracy of the documentation or the results 
  98. you may obtain from them.  We also expressly disclaim all other warranties, 
  99. including, but not limited to implied warranties of merchantability and fitness 
  100. for a particular purpose.  
  101.  
  102. The entire risk as to the quality and performance of PropMan is with you. You 
  103. alone are responsible for the decision as to the suitablity of PropMan for your 
  104. particular needs. If PropMan proves defective or unsuitable, you assume the 
  105. entire cost of all service, repair or correction; including, but not limited 
  106. to, all incidential or consequential costs or damages.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.                                   PropMan
  111.  
  112.              PropMan software was designed specifically for propery 
  113.         management. The Registered version of PropMan will track up to 50 
  114.         units. These may be 50 individual houses or one 50 unit building 
  115.         or any combination inbetween. PropMan is also available in 
  116.         versions that will handle more units, multiple owners per 
  117.         building, payroll expenses, management fees, checkwriting and 
  118.         more. Call or write for information if you need these 
  119.         capabilities.  
  120.         
  121.              PropMan is an on-line accounting system. All data is updated 
  122.         through-out the system each time new information is entered. 
  123.         Displays and reports are always current. There are no 
  124.         transactions to post or trial balances to run. It maintains 
  125.         monthly and year-to-date data about properties. Historical data 
  126.         is kept about current and past tenants. Financial records are 
  127.         kept individually for each building.  
  128.  
  129.               There are a lot of convience features in PropMan that are 
  130.         difficult to do with databases or spreadsheets. PropMan does 
  131.         move-in and move-out prorates, calculates mortgage payments, 
  132.         schedules rent changes. It prints 3-Day and rent change notices.  
  133.         And there are several others.  
  134.  
  135.               The Shareware version of PropMan is a functional property 
  136.         management system. It has the same capacity as the Registered 
  137.         version. The shareware version collects and maintains all needed 
  138.         data. Nothing will be lost when you upgrade to the Registered 
  139.         version.  
  140.  
  141.               
  142.                           PropMan self-running demo
  143.  
  144.               The demo is a slide show of screens taken from a running 
  145.         PropMan system. They show what the system looks like after it has 
  146.         been run for some months and data has been entered by the user 
  147.         and accumulated by the system. Comments on the screens point out 
  148.         the features and operations of PropMan. The PropMan software will 
  149.         run with either a color or monochrome monitor.  However the demo 
  150.         requires a color monitor.  
  151.  
  152.       
  153.                                Documentation
  154.                        
  155.               The demo disk has several text files of documentation.  
  156.          These may printed by using the installation program or examined 
  157.          using any word processor.
  158.               The files are:
  159.  
  160.               INSTALL.DOC  -  7 pages, this file, Introduction, Installation
  161.                                        and Quick Start on running PropMan
  162.               REPORTS.DOC  - 16 pages, examples of PropMan printed reports
  163.               FEATURES.DOC -  3 pages, a summary of the different versions
  164.                                        of PropMan and their capabilities
  165.               REFERENC.DOC - 90 pages, the PropMan Reference Manual
  166.               REGISTER.DOC -  1 page,  an order form for PropMan software
  167.  
  168.          
  169.                                Registration
  170.  
  171.                The Registered version of PropMan costs $135.00.  
  172.          Registration includes 90 days phone support, a printed copy of 
  173.          the Reference Manual, and the User Guide with keystroke by 
  174.          keystroke instructons on how to use PropMan.  
  175.  
  176.                Shareware is NOT free software. The Shareware version of 
  177.          PropMan is freely distributed so that users may have a chance to 
  178.          try PropMan before purchasing it. If you use PropMan you owe us 
  179.          the registration fee and should be willing to pay it.  
  180.  
  181.                If you don't want to register now but want to be notified 
  182.          of future releases of PropMan, send us your name and address for 
  183.          our mailing list.  
  184.  
  185.  
  186.                            Hardware Requirements
  187.  
  188.              PropMan runs on IBM PCs and compatibles. Minimum hardware is 
  189.          512K memory, a hard disk and 80 column printer.  The CONFIG.SYS 
  190.          file must contain a FILES parameter with a minimum of FILES=20. 
  191.          It will use a color monitor but does not require one. (The self-
  192.          running demo on the demo disk requires color.) PropMan will use 
  193.          1 meg of disk space plus 150-300K per building.   
  194.  
  195.              PropMan avoids all non-standard operating techniques and 
  196.          interfaces. As a result it has run properly on every PC 
  197.          compatible on which it has been installed and has worked with 
  198.          every printer tried.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                               Installation
  203.  
  204.               The PropMan software and demo are self-installing. The 
  205.          procedure is the same for both.  You may start the install
  206.          program and then stop it without installing, if you wish.
  207.  
  208.               To install:
  209.                  Power up your computer
  210.                  Get to your DOS prompt - If you are using Windows, 
  211.                      PC Tools, X-Tree, a menuing system or any other
  212.                      shell type program, exit from it completely. 
  213.                  Put Disk #1 in any drive
  214.                  Switch to that drive
  215.                  Enter the command:  PMINSTAL
  216.  
  217.               You may then install or remove PropMan or the demo, or 
  218.          print the documentation. Normally, the demo is installed in 
  219.          directory PMDEMO and PropMan in directory PROPMAN. You may 
  220.          select other directories if you wish.
  221.  
  222.          
  223.          Running PropMan
  224.          
  225.              The installation program will offer to create a batch
  226.          (.BAT) file to start PropMan. If you allow it to create the
  227.          file, the commmand to start PropMan is:  PROPMAN
  228.  
  229.              If you do not create the batch file, you may start PropMan
  230.          by:
  231.              1) Change to the directory where you put PropMan. The 
  232.          command is:   CD \PROPMAN     (if you used a directory other
  233.                                         than PROPMAN, use the name of
  234.                                         that directory)
  235.  
  236.              2) Then run PropMan. The command is:    PROPMAN
  237.  
  238.              See the Quick Start section below and the PropMan Reference
  239.          Manual for help in operating PropMan. The <Esc> key is used to
  240.          exit PropMan.
  241.  
  242.  
  243.          Running the demo
  244.          
  245.              Change to the directory where you put the demo. The 
  246.          command is:   CD \PMDEMO     (if you used a directory other
  247.                                        than PMDEMO, use the name of
  248.                                        that directory)
  249.  
  250.              Then run the demo. The command is:   PMDEMO
  251.  
  252.              The demo will run through its displays and then stop. 
  253.          Press <Esc> to exit the demo. Press any other key to run the 
  254.          demo again.
  255.  
  256.          There are four control operations for the demo.
  257.  
  258.          While the initial screen is displayed,
  259.          1)  Press any key except <Esc> to start the demo. 
  260.          2)  Press <Esc> to return to DOS.
  261.  
  262.          While the demo is running, 
  263.          3)  press the space bar to see the next screen immediately.
  264.          4)  press <Alt> Q to restart the demo with the initial screen.
  265.  
  266.               To stop the demo while it is running, press <Alt> Q to 
  267.          get the initial screen back (#4 above), then press <Esc> to 
  268.          exit the demo (#2 above).  
  269.       
  270.               There are two ways to run the demo. The command PMDEMO 
  271.          runs the demo one time, redisplays the initial screen and then 
  272.          waits to be cancelled or restarted. The command PMDEMOLP 
  273.          (PMDEMO + LP, as in loop) displays the initial screen one time.  
  274.          The demo then runs continuously until stopped.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.                                  Quick Start for
  279.                                  running PropMan
  280.  
  281.  
  282.               If you would rather run the program than read the reference 
  283.          manual, these next two pages are for you.
  284.  
  285.               Here is what you need to know to get started.
  286.  
  287.     About Running PropMan
  288.  
  289.               <Esc>, the Escape key is the normal exit for all PropMan 
  290.          operations. Each press is a step out. The last step is back to 
  291.          DOS.
  292.  
  293.               <F1> is help, always. Press it anytime. The help is 
  294.          specific to the screen and the particular field where the cursor 
  295.          is located. First a graphic of the function keys is displayed, 
  296.          press F1 again and you get the on-line help text. The help text 
  297.          has information about where you are, what choices are available, 
  298.          what the data is used for, what it is related to, what is 
  299.          required for a valid entry and your options.  
  300.  
  301.               The other function keys are used to change the screen 
  302.          display, change the data displayed, step through lists of 
  303.          choices and other operations. Their uses vary from field to 
  304.          field. Press <F1> to see. Sometimes there is a small up-arrow 
  305.          displayed with the key label. The up-arrow means that for this 
  306.          action, hold the shift key while pressing the function key.  
  307.          
  308.               You will sometimes see "(Screen x of x)" in the screen 
  309.          title. There is more information than will fit on one screen. 
  310.          Use the function keys to see the other screens. Press <F1> to 
  311.          see which keys call the other screens.
  312.  
  313.               The last line on the screen is a prompt. It always lets you 
  314.          know what is expected or allowed for input at the current cursor 
  315.          location. When "(Prev/Next)" is displayed as part of the prompt 
  316.          it means that there is a list of allowable entries available.  
  317.          Use the function keys to step through the list. Press <F1> to 
  318.          see which keys do the stepping. 
  319.  
  320.               There are different function key displays for 10 function 
  321.          key and 12 function key keyboards. Select SYSTEM MAINTENANCE 
  322.          and then SYSTEM PARAMETERS. Move the cursor to Function Key 
  323.          Type. Press <F1> to see which keys change the display type. 
  324.  
  325.  
  326.     About Entering Data
  327.  
  328.               PropMan operates with a single Processing Month. It is the 
  329.          same for all buildings in the system. The initial Processing 
  330.          Month and year are entirely up to you. You may change the 
  331.          initial Processing Month until you make the first building 
  332.          ACTIVE (read on). When the first building is made ACTIVE, 
  333.          PropMan starts normal monthly processing. 
  334.          
  335.               For monthly processing, all business, rents, mortgages, 
  336.          operating expenses, etc. for the current Processing Month should 
  337.          be entered. After all business for the month for all buildings 
  338.          has been entered, close the month.  
  339.          
  340.               The Month End Close is simple but required. It tells 
  341.          PropMan that one month's business has ended and the next month's 
  342.          has started. To close a month, select MONTH END OPERATIONS, then 
  343.          select MONTH END CLOSE. PropMan will step to the next Processing 
  344.          Month. All business will now be recorded in this month until it 
  345.          is closed.  
  346.  
  347.               Accounting operations are performed independently for each 
  348.          building. No accounting can be done for a building until it has 
  349.          been started and made ACTIVE. There are three steps (the next 
  350.          three paragraphs) required to set up a building in the PropMan 
  351.          system.  Remember, when setting up a building to start with a 
  352.          month in the past, enter the information as of the beginning of 
  353.          the month, before any of the month's business had taken place.  
  354.          As soon as the building is ACTIVE, you will want to enter the 
  355.          months business.  
  356.  
  357.               Enter building information by selecting SYSTEM MAINTENANCE, 
  358.          then NEW BUILDING STARTUP. Here you will assign a number (three 
  359.          full digits, 100 and above) to the building. Then enter data 
  360.          about the building on multiple screens (use the function keys to 
  361.          move between the screens). The building number and the number of 
  362.          units and their IDs cannot be changed later (but you can re-
  363.          start the building and enter different data). Anything else 
  364.          about the building can be changed if necessary.  
  365.  
  366.               Enter tenant information by selecting DAILY OPERATIONS then 
  367.          TENANT ACTIVITY. For systems just being installed, enter 
  368.          information about the tenants who occupied the building at the 
  369.          time you are starting the system. When adding buildings to a 
  370.          running system, enter data as of the beginning of the current 
  371.          Processing Month.  
  372.  
  373.               After entering all of the above, ACTIVE-ate the building.  
  374.          Select SYSTEM MAINTENANCE, then BUILDING CHANGES. Move the 
  375.          cursor to Building Status and Press <F1> for help. If this is 
  376.          the first building you have made ACTIVE, monthly operations as 
  377.          explained above will now begin. If you are adding this building 
  378.          to the system, you may now enter its activities starting with 
  379.          this month.
  380.